Anexo 1 de la Política del SII de IMEM

Procedimiento del Canal de Denuncias de IMEM para la gestión y tramitación de información

1.- Objeto.

Este documento recoge el Procedimiento para la gestión y tramitación de las informaciones recibidas en el Canal de Denuncias (CDD) de INDUSTRIAS MONTAÑESAS ELÉCTRICAS MECÁNICAS, S.L. (en adelante, “IMEM” o la “Empresa”), constituido como el cauce preferente para la comunicación de las conductas previstas en el artículo 2 de la Política del Sistema Interno de Información (SII) de IMEM

2.- Instructor del Canal de Denuncias.

El Instructor del Canal Interno de Información es el Director Legal de IMEM y será la persona encargada de gestionar el adecuado funcionamiento del citado Canal en la fase de Instrucción salvo que, como se prevé en el artículo 4 de la Política del SII con respecto del Responsable, concurra en él alguna situación de conflicto de interés u otro impedimento, en cuyo caso se designará a otro Instructor. El Instructor desarrollará su labor bajo las premisas de independencia, neutralidad e imparcialidad, con honestidad y objetividad hacia todas las personas involucradas, velando porque el procedimiento se desarrolle conforme a las normas y principios recogidos en este Anexo.

El Instructor del Canal Interno de Información tendrá como principales competencias:

Recibir las comunicaciones que se realicen a través del Canal de Denuncias;
Analizar las comunicaciones recibidas y decidir sobre su admisión a trámite;
Instruir los expedientes correspondientes, conforme a las normas y principios establecidos en este Procedimiento, y elevar la correspondiente Propuesta de resolución al Responsable del SII de IMEM;
Elaborar un informe anual sobre la actividad desarrollada, que será presentado a la Administración de IMEM.

Las comunicaciones al Canal Interno de Información de IMEM podrán realizarse por cualquiera de las siguientes vías:

Utilizando la aplicación Canal de Denuncias de IMEM.

Las comunicaciones que se formulen a través de la aplicación Canal de Denuncias de IMEM podrán realizarse por escrito o verbalmente, o de ambas maneras.

En el caso de comunicaciones verbales se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos, salvo que se le hubiese informado con carácter previo.

Enviando una comunicación escrita a la atención del Instructor del Canal Interno de Información de IMEM, a la siguiente dirección de correo postal: Ascensores IMEM. Calle Adarzo 167-B 39003 Peñacastillo, Santander (Cantabria).
A solicitud del informante realizada por alguna de las vías identificadas, la comunicación también podrá presentarse mediante una reunión presencial que se convocará dentro del plazo de siete días desde la recepción de la solicitud.

Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, deberán documentarse, bien a través de una grabación en formato seguro, duradero y accesible, bien a través de una transcripción completa y exacta de la conversación, que por ofrecimiento de IMEM podrá ser matizada por el denunciante o informante, todo ello previo consentimiento del informante:

Las comunicaciones podrán realizarse en todo caso de forma anónima, siendo que en el supuesto de querer el Usuario dirigirse al Canal por medio de comunicación postal, podrá hacerlo sin identificarse como remitente.

Al presentar la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo por el Instructor del Canal Interno de Información de IMEM como consecuencia de la información.

Las comunicaciones escritas o por email a la atención del Compliance Officer en los casos previstos por el Protocolo para prevenir el acoso sexual y por razón de sexo en el trabajo del Plan de Igualdad de IMEM serán igualmente remitidas al Instructor del Canal Interno de Información, a los efectos del cumplimiento por éste de sus cometidos según los puntos (i) y (iv) del apartado 2.b) previo. Su tramitación posterior se producirá conforme a lo previsto en dicho Protocolo.

Cualquier comunicación susceptible de integrarse en el Canal Interno de Información que se reciba por otro responsable de IMEM, será integrada en el citado Canal, cuando llegue a conocimiento del Instructor, garantizando su confidencialidad.

3.- Acuse de recibo y registro.

Una vez recibida la comunicación en alguna de las formas previstas en el artículo anterior, el Instructor emitirá acuse de recibo al Usuario en un plazo máximo de siete días naturales desde su recepción, salvo que pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación o medie renuncia expresa del Usuario a recibir comunicación alguna en cuanto a su denuncia o información.

En el citado plazo de siete días naturales, el Instructor incorporará la comunicación, información o denuncia al Libro-registro de informaciones del SII, dándole un número de entrada e indicando una fecha de recepción, informando de su recepción y registro al Responsable del SII de IMEM.

4.- Admisión a trámite de la denuncia.

Habiendo procedido conforme al anterior artículo, el Instructor deberá comprobar si la denuncia o información recibida entra dentro del ámbito de aplicación recogido en el artículo 2 de la Política del SII de IMEM.

Realizado ese análisis preliminar, el Instructor del Canal Interno de Información decidirá, en un plazo que no podrá ser superior a diez días naturales desde la fecha de entrada de la comunicación en el Libro-registro del SII:

A.- Inadmitir la Denuncia, en caso de que concurra alguno de los supuestos de exclusión referidos en el artículo 5.1. de la Política del SII:

Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información, cuando los hechos recogidos en ellas carezcan de toda verosimilitud, no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de la presente Política, cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haber sido obtenida mediante la comisión de un delito, caso en el cual se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito, o cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto, caso en el cual, IMEM, notificará la resolución de manera motivada
Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo 2 de la Política del SII.
La inadmisión se comunicará al informante dentro de los cinco días naturales siguientes a la adopción de la decisión, indicando los motivos, salvo que la comunicación fuera anónima, sin indicación de un buzón a efectos de recibir comunicaciones, o el informante hubiera renunciado expresamente a recibir las mismas.

B.- Admitir a trámite la Denuncia, comunicándolo al Usuario dentro de los cinco días naturales siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima sin indicación de un buzón a efectos de recibir comunicaciones, o el informante hubiera renunciado expresamente a recibir las mismas.

En el caso de que la comunicación hubiera sido admitida, aun cuando no entrase dentro del ámbito de aplicación de la Política o la LPPI, no resultarán de aplicación las medidas de protección y garantías establecidas por dicha norma o por la citada Política.

C.- Remitir con carácter inmediato la información contenida en la Denuncia al Ministerio Fiscal o la Fiscalía Europea, según resulte oportuno, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. De igual modo se podrá remitir la denuncia, o la información contenida en la misma, a la Autoridad, Entidad u Organismo que resulte competente para su conocimiento o tramitación.

D.– El plazo de diez días previsto en el presente artículo no resultará de aplicación en caso de que concurra alguna de las siguientes circunstancias o presupuestos:

Si del análisis preliminar de la Denuncia se concluye que existe alguna circunstancia relacionada con la misma que puede suponer para el Instructor un conflicto de interés o afectar o poder afectar a su neutralidad o independencia, el Instructor habrá de poner tal circunstancia en conocimiento del Responsable del SII de IMEM dentro de los 3 días naturales siguientes a la fecha de registro de la comunicación. En ese caso, corresponderá al Responsable del SII decidir sobre la admisión a trámite de la comunicación y la designación de un Instructor del procedimiento, quien deberá continuar con la tramitación del expediente conforme al procedimiento establecido, respetando el plazo máximo de resolución.
Si del análisis preliminar, el Instructor tiene dudas sobre la admisibilidad de la Denuncia, siempre que le resulte posible contactar con el informante, le requerirá en el plazo máximo de los tres días naturales siguientes a la fecha de registro de la comunicación a fin de que, en el plazo de los tres días naturales siguientes a la recepción del requerimiento, aclare o complemente su denuncia, aportando las explicaciones, documentación o información adicionales que pudieran resultar necesarios.
En este caso, el Instructor deberá pronunciarse sobre la admisión de la comunicación en un plazo máximo de siete días naturales a contar desde la conclusión del mencionado plazo de tres días naturales otorgado al informante para complementar su comunicación, se haya complementado o no la denuncia en los términos señalados en el anterior párrafo.

5.- Instrucción.

5.1. Admitida a trámite la Denuncia, el Instructor, respetando los principios del SII señalados en su Política, instruirá el correspondiente expediente, que habrá de sustanciarse bajo el principio de contradicción, llevando a cabo las diligencias e investigaciones necesarias.

5.2. Salvo que las circunstancias lo aconsejen, por la complejidad del asunto o diligencias a practicar, que podrán determinar una ampliación del plazo, la instrucción de evacuará dentro de los 30 días naturales siguientes a la admisión de la comunicación.

5.3. En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación. Se dará únicamente noticia de la comunicación, con sucinta relación de hechos al investigado.

5.4. El Instructor garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de la misma, así como de los hechos relatados de manera sucinta. Adicionalmente se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales.

5.5. No obstante, esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

5.6. En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del denunciante ni se le dará acceso a la comunicación.

5.7. Durante la instrucción se dará noticia de la comunicación con sucinta relación de hechos al investigado. Esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considera que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

5.8. Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la instrucción comprenderá, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes. A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento, y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.

5.8. Durante la instrucción se procederá a informar a todas las partes afectadas sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal, salvo que se les hubiese informado previamente, así como a dar cumplimiento a cualquier otro deber exigido por la legislación sobre protección de datos de carácter personal.

5.9. Todos los miembros de IMEM están obligados a colaborar en la Instrucción cuando sean requeridos para ello, teniendo, en todo caso, la intervención de los testigos y afectados un carácter estrictamente confidencial.

6.- Resolución.

6.1. Concluidas todas las actuaciones el Instructor elevará lo actuado, junto con una Propuesta de Resolución, al Responsable del SII. Dicha Propuesta contendrá al menos:

La exposición de los hechos señalados en la denuncia y revelados en la Instrucción junto con la referencia de la comunicación y la fecha de registro.
Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
Las conclusiones alcanzadas en la instrucción, junto con los indicios o hechos que la sustentan y la valoración de las diligencias practicadas.

6.2. En el plazo máximo de 10 días naturales a contar desde la recepción de la Propuesta de resolución, el Responsable del SII deberá emitir Resolución del expediente, en la que podrá acordar:

El archivo del expediente, por no apreciar la concurrencia de las infracciones informadas, que será notificado al Denunciante, salvo que no sea posible, por el carácter anónimo de la comunicación, o no indicativo de buzón de notificacines, o por haber renunciado el Denunciante a recibir comunicaciones relativas a la investigación. La Resolución se comunicará igualmente a la persona afectada.

En estos supuestos, el informante tendrá derecho a la protección prevista en la Política del SII de IMEM, salvo que, como consecuencia de las actuaciones llevadas a cabo en fase de instrucción, se concluyera que la información, a la vista de la información recabada, debía haber sido inadmitida o resulta manifiestamente falsa, terjiversada o revelada de mala fe.

Que se aprecia la concurrencia de alguna infracción, con adopción de la sanción que corresponda conforme a la legalidad vigente.

6.3. El plazo máximo para dictar Resolución no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación, a salvo de lo previsto en el apartado D del artículo 4 del presente, en el cual el cómputo se iniciará una vez efectuado el complemento, o transcurrido el plazo para hacerlo, por parte del Denunciante o, en todo caso, si no se remitió un acuse de recibo al Denunciante, en plazo no superior a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, todo ello salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, ya sea en instrucción ya sea en sede de Resolución, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales

7.- Protección de Datos de Carácter Personal.

7.1.- Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la LPPI, de la Política del SII de IMEM, o del presente Reglamento, se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el presente título.

7.2. Los datos se tratarán con la finalidad expuesta en el artículo 1 del presente Reglamento y en el artículo 1 de la Política del SII. No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

7.3. El Reponsable del Tratamiento de Datos Personales en el SII será el Responsable del SII, que asegurará, dentro de las actividades de tratamiento de datos llevadas a cabo en el SII, el respeto a los siguientes principios:

El principio de transparencia, facilitando al Usuario la información exigida en materia de protección de datos personales. En particular, se informará al informante de que su identidad será en todo caso reservada y que no será comunicada a la persona afectada ni a terceros salvo, cuando ello resulte procedente en los términos establecidos en la LPPI, a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
El principio de minimización, no debiendo recabarse más datos que los que resulten estrictamente necesarios e imprescindibles para el correcto funcionamiento del SII. Si se recopilan más datos de los estrictamente necesarios, estos serán suprimidos a la mayor brevedad posible.
El principio de limitación de la finalidad, no debiendo tratarse los datos personales que se recaben a través del SII para ninguna finalidad diferente de la propia gestión de la comunicación y tramitación del Procedimiento.
El principio de limitación del plazo de conservación, debiendo tratarse los datos personales únicamente durante el tiempo imprescindible para la consecución de los fines del tratamiento.
El principio de exactitud, debiendo suprimirse todos aquellos datos personales incluidos en la información comunicada o denuncia que no sean veraces, salvo en el caso de que la ausencia de veracidad pueda constituir un ilícito penal, supuesto en el cual se tratarán los datos durante el tiempo necesario a efectos del oportuno procedimiento judicial.
El principio de integridad y confidencialidad, garantizándose la confidencialidad del informante y de terceros tal y como se ha indicado en el Procedimiento, así como la protección de la información frente a cualquier tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental.

7.4. Los usuarios del SII podrán en cualquier momento, de acuerdo con la legislación aplicable en cada caso, ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación del tratamiento respecto de sus datos personales mediante comunicación escrita dirigida al domicilio social de IMEM, sito en calle Adarzo, nº 167-B (CP-39011), indicando el derecho concreto que desean ejercitar o a través de la siguiente dirección de correo electrónico: lopd@imem.com.

En particular, los datos que trataremos podrán incluir las siguientes categorías: datos de carácter identificativo, datos referentes a sus características personales y circunstancias sociales, datos de contacto, datos académicos y profesionales, datos económicos, financieros y de seguros y/o datos especialmente protegidos. Los datos personal es tratados pueden haber sido aportados tanto por el propio interesado como por terceros.

Para ampliar información sobre protección de datos se puede consultar la Política de Privacidad en el siguiente enlace: <https://imem.com/politica-de-privacidad-y-proteccion-de-datos/>

7.5. Cuando de los interesados se obtengan directamente sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

A los informantes y a quienes lleven a cabo una revelación pública se les informará, además, de forma expresa, de que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.

7.6. La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública.

7.7. Los interesados podrán ejercer los derechos a que se refieren los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, conforme se indican en la Política de Privacidad de IMEM.

7.8. En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.

7.9. El acceso a los datos personales contenidos en el SII quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

El Responsable del SII y a quien lo gestione directamente.

El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.

7.10. Conforme indica la LPPI, será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones a las que se refiere el artículo 2 de la Política, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión.

Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la LPPI o de la Política del SII de IMEM.

Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.

7.12. Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el SII únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

7.13. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación o denuncia sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse la supresión de los datos recibidos, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

7.14. Los Usuarios y terceros, además de haber resultado informados por medio del presente acerca del tratamiento de datos personales en el marco del SII, cuentan con los siguientes derechos:

Quien presente una comunicación o lleve a cabo una revelación pública tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas.
A través del SII no se obtendrán datos que permitan la identificación del informante y contando este con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.
La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

Las revelaciones hechas en virtud de este apartado estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará lo oportuno al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.