Política del Sistema Interno de Información
1.- Objeto y fines.
De conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023, de 20defebrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (enadelante,“LPPI”), INDUSTRIAS MONTAÑESAS ELÉCTRICAS MECÁNICAS, S.L. (en adelante, “IMEM” o la “Empresa») dispone en la actualidad, desde el día 1 de diciembre de 2023, de un Sistema Interno de Información (en adelante, “SII”) que cumple con todos los requisitos y exigencias contemplados en dicha norma.
El fin del SII tiene no es otro que el amparar los Usuarios (conforme se describen en el apartado 5 de esta Política) que, en un contexto profesional o laboral, detecten infracciones penales o administrativas, graves o muy graves, sirviendo dicho SII como cauce o vía para que el Usuario pueda denunciar o informar sobre las mismas, con la protección que le otorgan todas las garantías establecidas legalmente, como su uso asequible y confidencial, y las prácticas correctas de seguimiento, investigación y protección del informante que serán proporcionadas por IMEM.
A efectos de lo expuesto, el SII alza sobre tres pilares fundamentales, a saber (i) el Canal de Denuncias (en adelante, “CDD”), entendido como buzón o cauce para la recepción de la información o denuncias que presenten los Usuarios, (ii) la figura del Responsable del SII y (iii) el Procedimiento de tramitación, tratamiento y resolución de las denuncias o información que se reciban por medio del CDD.
La presente Política tiene como objeto exponer e informar al Usuario del SII de los principios generales que inspiran el régimen jurídico y funcionamiento de mismo, así como de los Derechos y otras prerrogativas que, como Usuario, le asisten en su utilización.
2.- Ámbito de aplicación.
2.1.- La presente Política resultará de aplicación a los Usuarios del SII, que serán únicamente las siguientes personas:
Socios, empleados y colaboradores de IMEM.
Cualquier persona que trabaje para IMEM, o bajo su supervisión y dirección, como contratistas, subcontratistas o proveedores.
Cualquier voluntario o becario que realice tareas, funciones o labores en IMEM, con independencia que que por ello perciba o no una remuneración.
Cualquier persona cuya relación laboral con IMEM no se haya iniciado aún, siempre y cuando la infracción o denuncia verse sobre infracciones en el seno de un proceso de selección o negociación para la contratación.
Cualquier persona que en el pasado se encontrase comprendida en alguno de los puntos precedentes.
2.2.- Los Usuarios podrán informar acerca de, o denunciar, las siguientes acciones u omisiones, o conductas, a través del CDD:
Actos, acciones u omisiones, que puedan constituir delito o infracción administrativa grave o muy grave.
Actos, acciones u omisiones que puedan constituir delito o infracción administrativa muy grave, con perjuicio económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social.
Actos, acciones u omisiones que, llevados a cabo por alguna de las personas relacionadas en el apartado 2.1. de este Capítulo, y en un contexto laboral o profesional, puedan ser constitutivos de infracción de la normativa interna de IMEM.
Acciones u omisiones que pudieran resultar infractoras del Derecho de la Unión Europea, siempre que (i) estén referidos a las materias recogidas en el Anexo, parte II, de la Directiva (UE) N.º 2019/1937, de 23 de octubre de 2019, (ii) afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como define el art. 325 del TFUE o (iii) incidan en el mercado interior de la Unión Europea como describe el art. 26, punto segundo, del TFUE.
3.- Sistema Interno de Información (SII).
El SII constituye el cauce preferente, sin perjuicio de las Autoridades y Organismos oficiales o adminsitrativos oportunos, al que el Usuario puede acudir para denunciar o informar acerca de las acciones u omisiones recogidas en el anterior apartado, y está conformado por su Responsable, por el Canal de Denuncias y por el Procedimiento a seguir para la tramitación de las mismas.
https://whistleblowersoftware.com/secure/CanaldenunciasIMEM
3.1.- Principios Generales del SII. El SII de IMEM se gestiona internamente, si bien de manera independiente y con arreglo a los siguientes principios generales o vertebradores de su funcionamiento:
Accesibilidad y publicidad: los Usuarios pueden comunicar, tanto online como por correo o presencialmente, de manera escrita y/o verbal, cualesquiera de las acciones u omisiones previstas en el apartado 2 de esta Política. IMEM asegura que el uso del canal sea sencillo y fácilmente accesible publicando, al alcance de los Usuarios, esta Política y toda la información, Anexos e hipervínculos o remisiones a páginas web, de Organismos Oficiales y Autoridades, que le acompañan.
Integración: el Canal de Denuncias, cauce para la plena utilidad y efectividad del SII, se halla integrado en el mismo.
Seguridad, confidencialidad y respeto a la normativa de Protección de Datos: el SII de IMEM está diseñado con especial enfoque en su seguridad, protegiendo la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero implicado en el Procedimiento, así como de todas las actuaciones que se lleven a cabo en el mismo. En todo caso, el SII respeta los derehcos a la intimidad, privacidad, honor, defensa y presunción de inocencia de las personas investigadas o involucradas en el Procedimiento que se inicie tras la presentación de información o denuncia por parte del/los Usuario/s.
IMEM solo revelará la identidad del informante, en caso de conocerla, o la de los terceros implicados en el Procedimiento, a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad Administrativa que resulten competentes en el marco de cualquier investigación penal, disciplinaria o sancionadora, previo traslado de ello al Usuario o al tercero implicado, siempre y cuando dicha información no comprometa la investigación o procedimiento judicial que se halle en curso.
Diligencia, agilidad y efectividad: las actuaciones en el marco del SII, y en concreto el Procedimiento, se despacharán con la mayor diligencia y efectividad posible.
Proporcionalidad, objetividad y respeto a las garantías de las partes y Usuarios: todas las actuaciones en el marco del SII, y en concreto el Procedimiento, se desarrollarán conforme a criterios de objetividad e imparcialidad, y proporcionalidad, con respeto a la legalidad y a los derechos de los intervinientes conforme se prevean en la misma y en esta Política y sus remisiones. Quien resulte afectado por la comunicación tiene derecho a saber qué hechos se le atribuyen y ser oída al respecto, pudiendo solicitar el acceso y consulta al expediente, petición que será atendida siempre y cuando resulte posible mantener el anonimato del Usuario.
Buena fe: el Usuario recibirá la debida protección siempre y cuando actúe buena fe, haciendo uso del Canal de Denuncias y del SII con la convicción o sospecha honesta del acaecimiento de hechos de gravedad. La remisión, por el Usuario, de cualquier información manifiestamente falsa, tergiversada, injuriosa u obtenida de manera ilícita, será denunciada por IMEM a las Autoridades.
3.2.- Canal de denuncias.
El Canal de Denuncias, integrado en el SII de IMEM, es el cauce preferente, que no el único, para la comunicación de las conductas a las que se refiere el apartado 2 de la presente Política.
El Canal de Denuncias permitirá la presentación online de información o denuncias por parte del Usuario, a través del enlace al mismo que figura en la página web de IMEM, que ofrece la posibilidad de realizar dicha presentación tanto de manera verbal como por escrito.
De igual modo, el Usuario podrá presentar su información o denuncia físicamente por medio de correo postal, con certificación de contenido y acuse de recibo, a la dirección postal de IMEM, así como solicitar por cualquiera de los medios citados, con breve especificación del motivo que sustenta su denuncia o traslado informativo, la fijación de una cita con el Responsable del Canal de Denuncias para evacuar su denuncia o información.
IMEM adoptará las medidas necesarias para permitir, dentro de lo posible, que cualquier información o denuncia no presentada por los cauces establecidos en la presente política sea tratada confidencialmente y remitida o redireccionada al Responsable del SII por las vías establecidas en la presente Política.
El Canal de Información, en todo caso, permitirá al Usuario:
Realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de ambos modos.
Que el Usuario, al evacuar su denuncia, pueda indicar un domicilio, correo o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones derivadas del inicio del Procedimiento.
Presentar y obtener tramitación para las comunicaciones que evacúe anónimamente.
Recibir información tras la presentación de su información o denuncia, de manera clara y accesible, de la disponibilidad, a los mismos efectos, de otros canales externos pertenecientes a distintas Autoridades e Instituciones.
Presentar informaciones o comunicaciones que queden fuera del ámbito de aplicación del apartado 2 de la presente Política y recibir información en cuanto a dicho extremo en la que se le indique que la comunicación, denuncia o información en cuestión quedará fuera de los ámbitos de protección y garantías ofrecidas por medio de la citada y presente Política.
3.3.- Procedimiento del SII.
El SII de IMEM cuenta con un Procedimiento propio de gestión de informaciones y denuncias recibidas por medio del Canal de Denuncias, desarrollado en el ANEXO I https://whistleblowersoftware.com/secure/CanaldenunciasIMEM de la presente Política.
En caso de que la información o denuncia recibida presentase hechos con apariencia delictiva, IMEM pondrá los mismos en conocimiento del Ministerio Fiscal o de la Autoridad competente, según proceda.
De igual modo, IMEM tomará las medidas oportunas, tanto penales, como civiles, como laborales, contra los Usuarios que, por medio, del Canal de Denuncias informaciones que supongan un uso del Canal contrario a la Ley, constitutivo de delito o infracción administrativa grave o muy grave, temerario, interesado, de mala fe o doloso.
3.4.- Canales Externos de Información.
Los Usuarios pueden también acudir a los Canales Externos de Información (CEX) de manera directa, o bien previa comunicación por medio del SII de IMEM.
Entre dichos Canales Externos, y por imperativo de la LPPI, se harán constar en la presente Política, en el momento en que sean creados, todos los datos de contacto de la Autoridad Independiente de Protección del Informante y de su homóloga en la Comunidad Autónoma de Cantabria.
4.- Responsable del SII.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la LPPI, habiendo sido nombrado a tales efectos por la Administración de IMEM, el Director Legal de IMEM es el responsable de la implantación del SII y del tratamiento de los datos personales.
El Responsable del SII tiene asimismo atribuida la gestión diligente, y conforme a la presente Política, del Sistema Interno de Información y el tratamiento adecuado de las comunicaciones recibidas.
El Responsable del SII desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, y no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, debiendo disponer de todos los medios personales y materiales para llevarlas a cabo. En todo caso, el Responsable llevará a cabo todas sus labores con pleno respeto a los Principios Generales del SII, recogidos en esta política, y con arreglo a la legalidad vigente.
En caso de conflicto de interés en cuanto a algún Procedimiento iniciado a raíz de información o denuncia recibida por medio del Canal de Denuncias, el Responsable se apartará de su resolución, nombrándose, por parte de la Administración de IMEM, a otro Responsable o Ponente Internino, solamente a los efectos de resolver el citado Procedimiento. En el ejercicio de dicha función interina, el Responsable o Ponente Interino estará sujeto a las mismas obligaciones y principios que aquellos que afectan al Responsable del SII.
Corresponderá al Responsable la llevanza, de manera confidencial, del Libro-Registro del SII, en el que se recogerán las denuncias e informaciones recibidas y los datos de los expedientes de Procedimientos que de ellas se hayan derivado.
5.- Protección y garantías.
5.1.- Ámbito de aplicación.
Las medidas referidas en este apartado serán obligatorias para IMEM en caso de resultar de aplicación la LPPI. En todo caso, los Usuarios deberán actuar siempre de buena fe, observando criterios de proporcionalidad, veracidad y diligencia, refiriéndose en sus denuncias o informaciones solo a hechos relacionados con IMEM y transmitiéndolos cuando tenga un grado de convicción al menos mínimo en cuanto a su realidad. En este sentido, la emisión de toda comunicación, información o denuncia falsa o deliberadamente malintencionada podrá dar lugar a las correspondientes sanciones en el ámbito que corresponda, incluido el disciplinario.
Cuando el Usuario transmita informaciones o denuncias dentro del ámbito de la presente Política, tendrá derecho a que se adopten las medidas de protección establecidas en la misma, simepre y cuando concurran las siguientes circunstancias o requisitos:
El Usuario ha de tener motivos razonables para tener la convicción de que los hechos denunciados o informados son veraces, y que están bajo el ámbito de aplicación de la presente Política, aun cuando no aporte pruebas que puedan ser calificadas como concluyentes.
El Usuario habrá de haber efectuado su comunicación o denuncia respetando los términos de la presente Política.
La protección referida se extiende a cualquier Usuario, así como a cualquier persona física que, en el marco de su relación con IMEM, lo asista en el proceso de comunicación o esté relacionada con él como representante de los trabajadores, compañero de trabajo o familiar o cualquier persona jurídica para la que trabaje el Usuario, incluso cuando trabaje para ella o mantenga cualquier clase de relación análoga o similar en el marco laboral, o en la que ostente una participación que le de capacidad e influencia sobre ella.
En todo caso, las personas a las que se refieran los hechos relatados en la comunicación o denuncia contarán con una singular protección ante el riesgo de que la información, aun con aparentes visos de veracidad, haya sido manipulada, sea falsa o responda a motivaciones que el Derecho no puede amparar. En este sentido, durante la tramitación del Procedimiento, las personas afectadas por la comunicación o denuncia tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la LPPI, así como a la misma protección establecida para los Usuarios, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
Además de las medidas señaladas anteriormente en cuanto a garantías del Procedimiento y en cuanto a la protección de la confidencialidad o, en su caso, anonimato del Usuario, IMEM adoptará también las medidas oportunas para que los Usuarios o las personas vinculadas a ellos sean protegidos frente a represalias, discriminaciones o cualquier otra clase de trato injusto, incluyéndose las amenazas de represalias, que pudieran derivarse de su uso del SII, de modo y manera que ningún potencial Usuario pueda amedrentarse en cuanto al uso de dicho Sistema.
Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en este artículo los Usuarios que comuniquen o revelen:
Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información, cuando los hechos recogidos en ellas carezcan de toda verosimilitud, no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de la presente Política, cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haber sido obtenida mediante la comisión de un delito, caso en el cual se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito, o cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto, caso en el cual, IMEM, notificará la resolución de manera motivada
Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo 2.
5.2.- Prohibición de represalias.
Conforme se señala en el anterior apartado, quedan prohibidos los actos que puedan constituir represalia, amenaza o tentativa de represalia frente al Usuario del SII de IMEM o contra cualquiera de las personas indicadas en el mismo.
Se entenderán por represalias cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes o Usuarios, o por haber realizado una revelación pública.
A título meramente enunciativo, se entenderán por represalias, conforme indica la LPPI:
La suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
Denegación o anulación de una licencia o permiso.
Denegación de formación.
Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
5.3.- Medidas de apoyo y protección.
5.3.1.- Medidas de apoyo.
Los Usuarios del SII que comuniquen, denuncien o informen hechos comprendidos en el ámbito de la presente Política, siguiendo sus procedimientos, podrán acceder a las siguientes medidas de apoyo:
Información y asesoramiento completos e independientes, que sean fácilmente accesibles para el público y gratuitos, sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.
Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias, incluida la certificación de que pueden acogerse a protección al amparo de la LPPI.
Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.
Apoyo financiero y psicológico, de forma excepcional, si así lo decidiese la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., tras la valoración de las circunstancias derivadas de la presentación de la comunicación.
Todo ello, con independencia de la asistencia que pudiera corresponder al amparo de la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la representación y defensa en procedimientos judiciales derivados de la presentación de la comunicación o revelación pública.
5.3.2.- Medidas de protección.
Asisten al Usuario las siguientes medidas de protección:
No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones recogidas en la presente Política, o que hagan una revelación pública de conformidad con esta Política o la LPPI, hayan infringido ninguna restricción de revelación de información, y aquellas no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud de la presente Política, todo ello sin perjuicio de la protección prevista, en su normativa específica, para las personas trabajadoras que informen sobre infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Lo previsto en el párrafo anterior se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.
Los Usuarios no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.
Cualquier otra posible responsabilidad de los Usuarios, derivada de actos u omisiones que no estén relacionados con la comunicación o la revelación pública o que no sean necesarios para revelar una infracción en virtud de esta Política o la LPPI, será exigible conforme a la normativa aplicable.
En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por los Usuarios, una vez que el Usuario o informante haya demostrado razonablemente que ha comunicado o ha hecho una revelación pública de conformidad con esta Política o con la LPPI y que ha sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar o por hacer una revelación pública. En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación o revelación pública.
En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, o de propiedad intelectual o industrial, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, revelación de secretos empresariales, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, los Usuarios no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones o denuncias protegidas por dichas Política o Ley. Dichas personas tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber denunciado o comunicado la información, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública era necesaria para poner de manifiesto una infracción en virtud de esta Política o de la LPPI.
Durante la tramitación del Procedimiento las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente, en este caso de manera restringida, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento
6.- Libro registro de informaciones.
En el SII de IMEM se confeccionará y actualizará un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en esta Política y la LPPI, así como aquellos requisitos que operen en materia de Protección de Datos Personales.
El citado Libro-registro no será público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente a su contenido.
Endichoregistrosecumplimentaránlossiguientesdatosrelativosaesasinformaciones:
Fecha de recepción
Código de identificación
Actuaciones desarrolladas
Medidas adoptadas
Fecha de cierre
La llevanza del Libro-registro corresponderá al Responsable del SII, designado de conformidad a lo previsto en la LPPI y en la presente Política.
7.- Protección de datos personales.
Los tratamientos de datos personales que se realicen en el marco del SII se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el presente título.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
En todo caso, dichas actividades de tratamiento de datos personales se realizarán en pleno cumplimiento de los principios generales y obligaciones establecidas en la normativa de protección de datos personales, en la Política de Protección de datos y Privacidad de IMEM y en la LPPI.
8.- Reformas, adaptaciones o actualizaciones de la presente Política.
IMEM llevará a cabo sucesivas reformas, adaptaciones o actualizaciones de la presente Política para su adaptación a la realidad, circunstancias o a las exigencias legales imperantes en cada momento.
A tales efectos, dichas actualizaciones quedarán recogidas en el presente artículo:
V.1.- 1 de diciembre de 2023.